Việc quản lý kho hàng trở thành một hoạt động không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp và bất kể quy mô hoạt động như thế nào. Thay vì áp dụng các phương pháp quản lý truyền thống, việc ứng dụng các phần mềm quản lý kho hàng đang dần trở nên phổ biến. Mỗi phần mềm sẽ có những điểm nổi bật khác nhau. Hãy cùng tìm hiểu Top 11 phần mềm quản lý hàng hóa miễn phí và thông minh nhất qua bài viết sau.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả
Phần mềm quản lý kho hàng là phương pháp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Theo dõi và quản lý tiến trình xuất kho: Phần mềm kiểm kho giúp kiểm soát quá trình hàng xuất kho theo hướng hiện đại hóa, giúp doanh nghiệp truy xuất đúng thông tin sản phẩm sau đó thông kê chi tiết các tình trạng của sản phẩm. Ngoài ra, phần mềm còn giúp đề xuất loại hình vận chuyển phù hợp nhất giúp tối ưu ngân sách và cả thời gian cho người mua hàng.
- Theo dõi và quản lý tiến trình nhập kho: Đây được như một người trợ lý hỗ trợ tối đa trong việc giám sát cũng như theo dõi lượng hàng nhập kho. Khi bạn có yêu cầu truy xuất thông tin về lô sản phẩm, vật liệu các nhân viên sẽ dễ dàng nhận về báo cáo chi tiết theo từng mốc thời gian về số lượng, mẫu mã sản phẩm trên giao diện phần mềm.
- Theo dõi và quản lý hàng tồn kho: Phần mềm quản lý kho hàng hỗ trợ thủ kho trong việc kiểm soát và cập nhật thông tin về sản phẩm cũng như tình trạng thực tế của kho hàng. Đồng thời, nó tự động gửi báo cáo đến người quản lý về mức độ dự trữ hàng hóa (bao gồm các cấp độ: An toàn, Cảnh báo, Chuẩn bị cập nhật), từ đó giúp doanh nghiệp xác định chiến lược kinh doanh phù hợp. Ngoài ra, phần mềm cũng cung cấp thông tin về các vị trí mã hàng còn trống, giúp tối ưu diện tích và phân bổ hàng hóa một cách hiệu quả.
Xem thêm: Kho hàng là gì?
Ứng dụng quản lý kho hàng mang lại giá trị gì cho doanh nghiệp
11 Phần mềm quản lý kho miễn phí được nhiều người ưa chuộng
Dưới đây là Top 11+ phần mềm quản lý cho kho hàng được nhiều doanh nghiệp ứng dụng nhất hiện nay:
Kiotviet
Phần mềm xuất nhập kho offline Kiotviet
Tính năng:
- Cung cấp tính năng quản lý hàng hóa tồn kho, quản lý bán hàng
- Kết nối với các nguồn hàng chất lượng, giá hợp lý
- Hỗ trợ giải pháp thanh toán và vay vốn nhanh chóng
Ưu điểm:
- Dễ sử dụng, thân thiện với nhiều thiết bị quản lý
- Phù hợp cho hơn 20 ngành nghề bao gồm hệ thống bán sỉ lẻ đặc biệt là hình thức kinh doanh online
- Quản lý hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm nhân lực, hàng hóa,…
Nhược điểm:
- Giới hạn một số tính năng đối với cái tài khoản miễn phí
- Chưa tối ưu ở khâu báo cáo bán hàng riêng biệt
Sapo
Phần mềm quản lý kho hiệu quả và chất lượng Sapo
Tính năng:
- Cung cấp các tính năng như quét mã vạch, in hóa đơn bán hàng
- Kết nối với các hình thức thanh toán qua thẻ ngân hàng hoặc qua ví điện tử như momo
- Theo dõi chính xác quá trình hoạt động của hàng hóa trong kho
Ưu điểm:
- Phù hợp với mọi thiết bị phần cứng như máy in bill, máy in mã vạch
- Cho phép chủ kho theo dõi trực quan doanh thu, công nợ
- Dễ dàng kiểm soát hoạt động kinh doanh qua biểu đồ báo cáo
Nhược điểm:
- Chi phí để sử dụng phần mềm hàng tháng khá cao
- Giao diện tương đối phức tạp do tích hợp với nhiều kênh
Ecount
Quản lý kho hàng hiệu quả với phần mềm Ecount
Tính năng:
- Cung cấp nhiều tính năng liên quan đến hoạt động của vận hành doanh nghiệp như quản lý hàng hóa tồn kho, mua hàng, bán hàng, kế toán, nhân sự, Marketing, sản xuất,…
- Thiết kế giao diện phần mềm cá nhân hóa cho từng doanh nghiệp
- Thông báo đến người điều hành trực tiếp qua việc chia sẻ dữ liệu, ký điện tử hoặc tin nhắn nội bộ
Ưu điểm:
- Giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tổng thể kho hàng
- Luôn cập nhật các tính năng mới để thích nghi với sự thay đổi liên tục của thị trường
- Giao diện thân thiện với nhiều thiết bị di động, máy tính
Nhược điểm:
- Tốn nhiều thời gian cho việc nâng cấp, thay đổi giao diện quản lý
- Chi phí mua tài khoản và duy trình phần mềm khá cao
Suno
Suno sở hữu trình quản lý đơn giản và thân thiện
Tính năng:
- Hỗ trợ người dùng liên kết với nhiều kho hàng khác nhau
- Quản lý bán hàng cho cả cửa hàng trực tiếp và trực tuyến
- Cung cấp cho khách hàng nhiều tính năng mới thông quan các chương trình khuyến mãi
Ưu điểm:
- Trình quản lý của Suno khá đơn giản, có phân mục rõ ràng và dễ sử dụng
- Cung cấp thông tin chính xác về số lượng hàng hóa tồn kho chi tiết và nhanh chóng
- Chi phí mua phần mềm hợp lý được kết nối với nhà vận chuyển
Nhược điểm:
- Chưa tạo được sự liên kết về tồn kho tự động khi có đơn hàng đến từ các kênh bán hàng
- Chưa có hỗ trợ khách hàng thanh toán qua điện tử
Misa
Phần mềm quản lý xuất nhập hàng Misa
Tính năng:
- Quản lý & Phân tích tài chính cụ thể nhập và xuất dữ liệu kế toán
- Quản lý trình duyệt bán hàng như mua hàng, bán hàng và quản lý hóa đơn
- Cung cấp nhiều tính năng bổ sung như quản lý hàng tồn kho, quản lý nhân sự
Ưu điểm:
- Phù hợp với các quy định thuế, kế toán đặc thù của các doanh nghiệp Việt Nam
- Cung cấp tính năng báo cáo giúp doanh nghiệp theo dõi kỹ hiệu suất tài chính
- Sở hữu nhiều phiên bản dành cho nhiều ngành công nghiệp khác nhau
Nhược điểm:
- Hơi nghiêng về các nghiệp vụ kế toán hơn là phần mềm quản lý kho hàng
- Giao diện khá phức tạp cần nhiều thời gian để làm quen và sử dụng thành thạo
Odoo
Theo dõi và quản lý hàng hóa trong kho với chương trình quản lý kho Odoo
Tính năng:
- Cung cấp cho khách hàng các ứng dụng như quản lý dự án, CRM, kế toán, quản lý kho và nhiều tính năng khác
- Cho phép doanh nghiệp tích hợp quy trình kinh doanh và quản lý tất cả từ một nền tảng duy nhất
Ưu điểm:
- Ứng dụng đa dạng, dễ sử dụng và quản lý công việc cho từng phòng ban
- Giao diện đơn giản, hiện tại giúp người dùng dễ thích ứng với phần mềm
- Chi phí sử dụng phần mềm hợp lý, vận hành mượt mà, nhanh chóng
Nhược điểm:
- Việc chỉnh giao diện cho phần mềm có phần phức tạp đòi hỏi kiến thức về kỹ thuật
- Hạn chế sự hỗ trợ cho khách hàng
Zoho
Kiểm soát tình trạng các đơn hàng trong kho cùng phần mềm kho hàng Zoho
Tính năng:
- Cho phép người dùng truy cập vào phần mềm từ 2 phiên bản máy tính và cả điện thoại
- Theo dõi các đơn hàng quản lý dễ dàng với trình duyệt quản lý vận chuyển
- Thân thiện với các thiết bị như máy in bill, mã vận chuyển
Ưu điểm:
- Phân tích và báo cáo chi tiết hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp cụ thể là doanh thu, doanh số, thời gian tồn kho trung bình
- Zoho có cung cấp phiên bản miễn phí dành cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ
- Phân chia cụ thể các gói phần mềm theo tính năng và ngân sách
Nhược điểm:
- Đối với bản miễn phí sẽ bị giới hạn quản lý tối đa 20 đơn hàng
- Các tính năng nâng cao cần trả phí để sử dụng
Adaline
Phần mềm Adaline hỗ trợ quản lý kho hàng cho doanh nghiệp
Tính năng:
- Có thể gửi thông báo về hàng tồn kho, mã hàng hóa cận date và mặt hàng cần dự trữ bổ sung
- Quản lý danh sách liên hệ và tự động hóa hoạt động tiếp thị email
- Báo cáo hiệu suất và theo dõi khách hàng
Ưu điểm:
- Nhận và truyền được dữ liệu từ file Word và Excel
- Kiểm tra được tổng quan hàng hóa trong kho chỉ với vài thao tác đơn giản
- Thích hợp với các doanh nghiệp cần tập trung vào việc tiếp thị
Nhược điểm:
- Không cung cấp tính năng quản lý khách hàng chuyên sâu như một CRM toàn diện
- Đòi hỏi kiến thức tiếp thị để sử dụng phần mềm tốt hơn
GM Sales
Phần mềm quản lý kho hàng miễn phí GM Sales
Tính năng:
- Kiểm soát hàng hóa tồn kho, hàng ra/vào kho trong ngày, tuần, tháng
- Quản lý dòng chảy tiền tệ của kho như công nợ, doanh thu, thu chi,..
- Hỗ trợ lên các kế hoạch tổ chức chương trình khuyến mãi
Ưu điểm:
- Theo dõi và quản lý các đơn hàng hiệu quả
- Cung cấp nhiều tiện ích thanh toán giúp việc thu tiền trở nên dễ dàng hơn
- Phù hợp với doanh nghiệp sỉ và lẻ
Nhược điểm:
- Không phù hợp với doanh nghiệp có quy trình quá phức tạp
- Cần thời gian đào tạo cho nhân viên học cách sử dụng phần mềm
Nhanh.POS
Phần mềm quản lý tồn kho miễn phí Nhanh.POS
Tính năng:
- Hỗ trợ người dùng nhập liệu nhanh chóng và truyền được file mềm trên máy tính
- Tra cứu, in mã vạch chính xác và tạo mã vạch mới cho các sản phẩm mới
- Điều phối và trao đổi hàng hóa giữa các nhà cung cấp dễ dàng
Ưu điểm:
- Cấu hình mạnh, tốc độ xử lý thông tin nhanh chóng
- Lưu trữ dữ liệu với không gian không giới hạn
- Phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình đơn giản đồng thời có tích hợp với thanh toán điện tử
Nhược điểm
- Hạn chế đối với doanh nghiệp có quy trình phức tạp
- Không phù hợp với doanh nghiệp có quy mô quá lớn và có nhiều cơ sở
StockPile
Phần mềm quản lý kho vật tư kho hàng StockPile
Tính năng:
- Thêm hình ảnh của sản phẩm dễ dàng
- Tích hợp các chức năng cảnh báo khi thấy hàng còn ít
- Báo cáo hàng còn tồn kho và các giao dịch khác
- Phần mềm quản lý kho theo vị trí rất thuận lợi cho việc theo dõi hàng hóa cho nhà sản xuất
Ưu điểm: Có phiên bản miễn phí hỗ trợ cho doanh nghiệp muốn quản lý và theo dõi hàng hóa
Nhược điểm: Bị giới hạn tính năng khi sử dụng người dùng không thể lập trình, thực hiện các đơn hàng hay xây dựng gói
Những lưu ý khi sử dụng các phần mềm quản lý kho
Ứng dụng quản lý kho hàng bằng phần mềm hoặc thủ công đều đòi hỏi sự cẩn trọng và kiểm tra kỹ lưỡng để tìm ra những vấn đề tiềm ẩn. Dưới đây là một số điểm quan trọng cần lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng.
Xác định mục tiêu khi quản lý
Trước khi sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng Excel để quản lý hàng hóa, hãy định rõ mục tiêu của việc quản lý kho hàng để loại bỏ thông tin không cần thiết, tiết kiệm thời gian và dung lượng lưu trữ. Đồng thời giúp bạn tổ chức dữ liệu theo cách hợp lý và cần thiết nhất.
Lập danh mục hàng hóa cần quản lý
Việc xây dựng một danh mục chi tiết như vậy sẽ giúp người quản lý dễ dàng truy cập và tìm kiếm dữ liệu theo yêu cầu. Một danh mục đầy đủ và tỉ mỉ sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như:
- Tên sản phẩm
- Mã hàng
- Đơn vị đo
- Giá cả
- Số lượng tồn kho
- Vị trí lưu trữ
- Thời gian nhập kho và hạn sử dụng (nếu có).
Luôn update data định kỳ
Việc cập nhật thông tin hàng hóa định kỳ giúp hệ thống quản lý luôn có dữ liệu mới nhất giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác tình trạng hiện tại của kho hàng. Dựa trên trên số liệu này, doanh nghiệp có thể biết kho đang hoạt động ổn định, trung bình hay cần chú ý đặc biệt.
Sao lưu & Bảo vệ data
Sau mỗi lần cập nhật bạn nên sao lưu dữ liệu để đảm bảo tính an toàn của nó trước các sự cố như hỏng hóc thiết bị hoặc xóa nhầm tệp tin. Để thực hiện việc này, bạn có thể truyền tệp dữ liệu qua USB, tải lên nền tảng lưu trữ dữ liệu như Drive, hoặc sử dụng các phương pháp sao lưu khác có tính năng bảo vệ dữ liệu
Những lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng
Bài viết trên đã tổng hợp 11 phần mềm quản lý kho hàng miễn phí và tốt nhất hiện nay. Hy vọng rằng thông tin trong bài sẽ giúp bạn lựa chọn được phần mềm kiểm kho phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Nếu bạn có bất kỳ phản hồi hay ý kiến nào, hãy để lại bình luận dưới đây.
