Nội quy kho hàng là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào sở hữu hệ thống kho bãi để đảm bảo hoạt động của kho được diễn ra bài bản. Tuy nhiên, tùy theo hoạt động và yêu cầu của ban lãnh đạo mà mỗi đơn vị sẽ có những mẫu nội quy kho hàng khác nhau.
Vậy có những nội quy nào? Quy định về nội quy của kho ra sao? Theo dõi bài viết sau để hiểu rõ hơn từ đó áp dụng hiệu quả vào việc xây dựng nội quy của kho hàng cho doanh nghiệp của bạn.
Sự quan trọng của nội quy kho hàng
Nội quy kho hàng được hiểu là các quy tắc buộc các nhân viên kho và cả người tham gia vào hoạt động của kho phải tuân theo. Một doanh nghiệp xây dựng và áp dụng hiệu quả nội quy kho sẽ mang lại nhiều lợi ích tuyệt vời như sau:
- Giúp hệ thống lưu trữ của kho đi vào quy củ, rõ ràng.
- Phát triển ổn định văn hóa doanh nghiệp.
- Rèn luyện tinh thần trách nhiệm và tính kỷ luật cho nhân viên.
- Các cán bộ nhân viên trông kho làm việc chuyên nghiệp hơn.
- Đảm bảo quá trình quản lý và xuất nhập hàng hóa được chính xác.
- Giữ các tài sản trong kho được an toàn.
Tầm quan trọng của nội quy kho hàng đối với doanh nghiệp
Những loại nội quy kho hàng phổ biến
Mỗi nhà kho sẽ có những điểm riêng biệt mà không phải kho nào cũng có vì thế nội quy để áp dụng vào kho cũng rất đa dạng và phong phú.
Ví dụ như:
- Hệ thống kho lạnh sẽ được quy định về giờ giấc hoạt động, số lượng người vào kho.
- Nhà kho y tế thì yêu cầu người vào phải sát khuẩn vô cùng nghiêm ngặt.
- Kho hàng thực phẩm sẽ có các quy định liên quan đến thời gian xuất/nhập hàng hóa.
Dưới đây là hai mẫu nội quy kho hàng phổ biến:
Nội quy kho hàng ngành dược
Nội quy kho hàng ngành dược được quy định rất khắt khe bởi tính đặc thù của kho y tế, bao gồm:
- Nhân viên phải làm việc đúng theo giờ quy định, khi làm có phải mặc trang phục bảo hộ đầy đủ.
- Tuân thủ nghiêm túc các quy định của kho, có trách nhiệm phải bảo vệ tài sản của kho không được dùng các chất, vật dụng gây nổ hoặc khói.
- Sau khi ra về kho phải kiểm tra, rà soát và đảm bảo tắt hết các thiết bị điện tử, máy móc khi không sử dụng trước khi bàn giao lại cho người sau,…
- Không được tự ý ra khỏi kho khi chưa được sự cho phép hoặc đó không phải là nhiệm vụ.
Mẫu nội quy kho hàng ngành dược
Nội quy kho ngành y tế
Kho của ngành dược đòi hỏi cao về quy định làm việc trong kho hàng như là:
- Kho phải có tủ mát hoặc tủ âm có nhiệt độ 2-8 độ C
- Các sản phẩm phải có tủ kín, tránh tiếp xúc trực tiếp với ánh sáng mặt trời.
- Hàng hóa được sắp xếp riêng biệt, tránh xa nguồn điện, nguồn nhiệt và các mặt hàng có khả năng dễ cháy.
- Đối với loại thuốc thường cần bảo quản ở nhiệt độ dưới 25 độ C. Không để thuốc dưới mặt đất, bị mưa nắng hắt vào hay giáp tường.
Mẫu nội quy kho hàng của ngành y tế
Quy định về nội quy kho hàng
Quy định của các mẫu nội quy kho hàng cụ thể cho từng loại đối tượng như thế nào? Dưới đây là thông tin chi tiết liên quan đến quy định của kho:
Tác phong nhân viên
Nội quy kho hàng quy định tác phong nhân viên như sau:
- Mặc đồng phục, giày và đồ bảo hộ và mang thẻ kho đúng quy định. Trang phục phải đảm lịch sự, gọn gàng.
- Nhân viên phải tuân thủ thời gian làm việc của công ty, lấy dấu vân tay đầy đủ. Trong trường hợp xin nghỉ phép, muốn đi trễ hoặc về sớm hay tăng ca đều phải báo cáo với cấp trên và được chấp thuận.
- Khi gặp khách hàng phải cư xử nhã nhặn, lịch sự.
- Không thực hiện các hành vi đánh bạc, nhậu nhẹt hoặc các công việc gây xao nhãng giờ làm việc tại kho.
Quy định của kho hàng về tác phong nhân viên
Nội quy với người ngoài kho
Đối với người ngoài tham gia vào kho hàng, cần tuân thủ:
- Không được phép vào kho nếu không có phận sự liên quan.
- Đối với khách hàng, việc tự ý tiếp cận các khu vực trong kho mà không có sự giám sát hoặc hướng dẫn từ nhân viên kho là không được phép.
- Khách hàng có ý định tham quan hoặc tiến hành giao dịch tại kho phải thông báo trước cho bộ phận kinh doanh hoặc người quản lý trực tiếp và nhận được sự chấp thuận từ phía Ban giám đốc.
- Trong quá trình tham quan kho, khách hàng phải tuân thủ hướng dẫn từ Thủ kho hoặc người được ủy quyền. Họ không được gây ồn ào trong kho và không được chụp hình hoặc quay phim mà chưa có sự cho phép.
- Khi thực hiện việc xuất nhập hàng, khách hàng phải cung cấp các tài liệu như chứng minh thư, hóa đơn và chứng từ, và tuân thủ các thủ tục theo hướng dẫn từ Thủ kho hoặc người chịu trách nhiệm tại kho.
- Khách hàng khi đến kho cần tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy, vệ sinh và an toàn lao động, cũng như tuân thủ các nội quy quản lý kho hàng của công ty.
Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa
Để đảm bảo nội quy kho, quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa cần:
- Áp dụng quy trình quản lý kho hàng đồng nhất, rõ ràng để đảm bảo tính chính xác.
- Trước khi thực hiện việc xuất hoặc nhập hàng vào kho, hãy tiến hành kiểm tra hàng hóa của khách hàng một cách cẩn thận. Nếu phát hiện bất kỳ lỗi, trầy xước, bể vỡ, thiếu hoặc dư trong hàng sẽ lập biên bản ngay lập tức và thông báo cho bộ phận phụ trách hoặc ban quản lý.
- Tất cả các loại giấy giao nhận và phiếu xuất nhập hàng phải chứa đầy đủ thông tin và được xác nhận bằng chữ ký của các bên có trách nhiệm. Bộ phận kho cần giữ lại một bản sao của tài liệu này.
Quy trình xuất nhập khẩu kho hàng trong kho được quy định như thế nào?
Mức độ an toàn của kho và hàng hóa
Nội quy kho có quy định về an ninh trong kho hàng như như sau:
- Tất cả nhân viên kho phải đặt túi xách và đồ đạc cá nhân vào nơi quy định và không được mang vào khu vực lưu trữ hàng hóa.
- Tuân thủ một cách nghiêm ngặt các quy định về vệ sinh, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy.
- Cấm hoàn toàn hút thuốc, nấu nướng hoặc mang vào kho các vật dễ cháy nổ. Mọi hoạt động thi công, hàn xì hoặc liên quan đến lửa và nhiệt độ phải được thực hiện trong khu vực quy định, với sự giám sát và có sẵn dụng cụ chữa cháy.
- Không được tự ý thay đổi vị trí hàng hóa hoặc mang ra khỏi kho mà không có sự chỉ đạo từ thủ kho hoặc ban lãnh đạo.
- Trước khi kết thúc ca làm việc, thủ kho và kế toán (hoặc bảo vệ) phải niêm phong cửa chính. Khi mở cửa kho (bất kể thời điểm nào), cần có sự hiện diện của cả hai người này trước khi tháo niêm phong.
Cách sử dụng hàng hóa
Cách sử dụng hàng hóa trong kho hàng như thế nào cũng được quy định cụ thể:
- Tất cả nhân viên phải có ý thức bảo vệ tài sản của công ty. Khi phát hiện những nguy cơ tiềm ẩn có thể gây hại đến hàng hóa hoặc tài sản trong kho, họ cần báo cáo ngay cho ban lãnh đạo.
- Đối với hệ thống chiếu sáng, chỉ bật đèn ở những khu vực cần thiết. Khi không sử dụng, cần tắt đèn để tiết kiệm năng lượng điện.
- Đối với xe nâng điện, luôn đảm bảo rằng pin được sạc đầy để tránh tình huống hết pin khi đang sử dụng.
- Trước khi kết thúc ca làm việc, nhân viên kho có trách nhiệm kiểm tra tổng quan kho và tắt các thiết bị điện không cần thiết.
Vấn đề vệ sinh kho hàng
Vệ sinh kho hàng là vấn đề quan trọng mà các nhân viên kho cần lưu ý:
- Cần thường xuyên quét dọn và duy trì sự gọn gàng, sạch sẽ trong phòng bảo vệ/văn phòng kho.
- Hãy giữ gìn vệ sinh khuôn viên kho, đảm bảo không có rác thải hoặc đồ đạc bừa bãi.
- Thực hiện quét dọn và lau sàn kho hai tuần một lần.
Khi nào nên vệ sinh kho hàng?
Để đảm bảo tuân thủ nội quy kho hàng nêu trên, chủ doanh nghiệp cần thông báo rộng rãi cho nhân viên hiểu rõ. Ngoài ra doanh nghiệp có thể cung cấp cho từng cá nhân, nhắc nhở trong cuộc họp hoặc hiển thị dưới dạng bảng lớn được dán trong kho hàng. Nên áp dụng các biện pháp xử phạt đối với những cá nhân vi phạm nội quy kho để khuyến khích nhân viên tuân thủ một cách nghiêm túc.
