Sơ đồ kho là gì? Hay cách vẽ sơ đồ kho hàng đơn giản nhưng vẫn có thể quản lý kho hàng hiệu quả là vấn đề được những người có kế hoạch kinh doanh bán lẻ hay doanh nghiệp chuẩn bị thiết lập kho hàng quan tâm. Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách lập sơ đồ kho hàng, những lưu ý và gợi ý một số mẫu sơ đồ kho hàng phổ biến.
Sơ đồ kho hàng là gì?
Sơ đồ kho hàng là một bản vẽ thiết kế thể hiện các khu vực và cách bố trí thiết bị trong nhà kho như khu vực đóng hàng, nhận hàng, các giá kệ sắp xếp hàng hóa,…
Bên cạnh đó, sơ đồ kho cũng cần thể hiện được vị trí các cửa ra vào, cửa sổ,… để việc bố trí các thiết bị và lối đi trong kho được hợp lý, khoa học hơn.
Sơ đồ kho hàng là gì?
Hướng dẫn các bước vẽ sơ đồ kho
Để vẽ sơ đồ kho hợp lý và dễ dàng trong việc quản lý, hãy thực hiện theo 03 bước dưới đây:
Bước 1: Nắm sơ đồ mặt bằng kho
Nếu bạn không nắm rõ sơ đồ mặt bằng kho hàng thì sẽ gặp khó khăn khi thiết lập, bố trí kho hàng và quá trình tìm kiếm, nhận, đóng gói hàng sau này sẽ mất thời gian hơn. Chính vì vậy, trước khi thuê mặt bằng kho, bạn hãy yêu cầu được cung cấp bản vẽ mặt bằng kèm theo các kích thước chi tiết.
Bước 2: Lựa chọn phương pháp thiết lập sơ đồ kho
Lựa chọn phương pháp thiết lập layout kho hàng như thế nào sẽ tùy thuộc vào quy mô và ngân sách kinh doanh của chủ sở hữu. Dưới đây là 03 cách lập sơ đồ kho hàng phổ biến nhất:
- Thuê kiến trúc sư: Đối với người chủ kinh doanh với quy mô lớn, diện tích kho hàng rộng, có nhiều hàng hóa và các loại thiết bị máy móc trong kho,… thì việc thuê kiến trúc sư chuyên nghiệp để thiết kế sơ đồ kho là phương pháp tốt nhất.
- Sử dụng công cụ thiết kế online: Bạn có thể sử dụng một số công cụ để vẽ sơ đồ kho dễ dàng nhưng cũng rất chuyên nghiệp, trong đó SmartDraw là một công cụ được khuyên dùng. Đây là phần mềm online miễn phí, sử dụng đơn giản và có khả năng gợi ý sẵn các khu vực cũng như vị trí phù hợp để bạn thiết kế sơ đồ kho hợp lý cho riêng mình.
- Sử dụng Excel: Excel cũng là một công cụ miễn phí có thể lập sơ đồ kho. Sử dụng excel, bạn có thể tự bố trí các khu vực và sắp xếp trang thiết bị theo nhu cầu.
Lựa chọn phương pháp thiết lập sơ đồ kho
Bố trí khu vực làm việc trong kho
Bố trí các khu vực trong kho là bước cuối cùng. Để sơ đồ kho nói chung và sơ đồ nhập kho hàng hóa nói riêng được hợp lý thì trước tiên cần bố trí các khu vực chính cần thiết, sau đó chia thành các hàng nhỏ hơn. Thông thường có 03 khu vực chính trong một kho hàng:
- Khu vực hoạt động: Đây là khu vực diễn ra các hoạt động chính của một kho hàng như tiếp nhận đơn, nhận hàng, đóng gói hàng và chứa các thiết bị khác trong kho.
- Khu vực lưu trữ: Đây là khu vực được bố trí giá, kệ hàng để lưu trữ hàng hóa. Cần thiết kế khu vực lưu trữ sao cho quá trình sắp xếp hoặc tìm hàng hóa khi có đơn hàng được thuận lợi.
- Các khoảng trống: Đây cũng là một yếu tố quan trọng trong kho hàng. Các khoảng trống được dùng để bố trí lối đi cho nhân viên cũng như di chuyển máy móc thiết bị. Thiết kế các khoảng trống thành 1 vòng tròn khép kín sẽ giúp cho việc quản lý nhà kho hiệu quả hơn.
Yêu cầu về khu vực và trang thiết bị trong thiết kế mặt bằng kho hàng
Bên cạnh 03 bước vẽ sơ đồ kho hàng ở trên, dưới đây là các yêu cầu về khu vực và trang thiết bị cần thiết để thiết kế mặt bằng kho hàng:
- Không gian khu vực nhận hàng cần rộng rãi: Khu vực nhận hàng cần được thiết kế đủ rộng để chứa hàng hóa nhận vào. Các hàng hóa này cũng cần được di chuyển nhanh chóng đến khu vực lưu trữ để trống không gian cho đợt hàng hóa tiếp theo.
- Cần không gian dành cho thiết bị, máy móc: Đối với các kho hàng lớn, có số lượng hàng hóa lớn và cần di chuyển nhiều thì thiết kế khu vực dành cho máy móc là cần thiết.
- Có cửa thông gió: Cần thiết kế các cửa thông gió trong kho hàng để tránh hàng hóa bị ẩm mốc.
- Đảm bảo đủ ánh sáng: Bên cạnh cửa thông gió thì đảm bảo đủ ánh sáng cũng là một yếu tố cơ bản cần thiết cho một kho hàng. Trong kho hàng cần bố trí đủ các đèn chiếu sáng để hạn chế các nhầm lẫn xảy ra vì thiếu ánh sáng trong quá trình hoạt động.
- Máy nâng/thang: Để tận dụng tối đa không giang chứa hàng thì các giá, kệ hàng thường được thiết kế khá nhiều tầng vào cao. Do đó, máy nâng hoặc thang là thiết bị không thể thiếu trong kho hàng.
- Trang bị thiết bị chữa cháy: Kho hàng là nơi chứa nhiều vật liệu dễ cháy như carton, pallet,… Vì vậy để đảm bảo an toàn và tránh mất mát hàng hóa thì cần trang bị đầy đủ bình chữa cháy trong kho.
- Có lối thoát hiểm trong trường hợp khẩn cấp: Bất kể công trình nào thì lối thoát hiểm là vô cùng cần thiết để sơ tán nhân viên trong các trường hợp khẩn cấp.
Yêu cầu về khu vực và trang thiết bị trong thiết kế mặt bằng kho hàng
Những lưu ý để vẽ sơ đồ kho hàng hợp lý
Dưới đây là một số lưu ý giúp bạn lập sơ đồ kho hoàn thiện:
- Tìm hiểu các mẫu giá, kệ, pallet,… trước khi đưa vào thiết kế. Điều này giúp bạn nắm rõ kích thước chính xác của thiết bị để bố trí, thiết kế kho hợp lý.
- Trao đổi với các nhân viên kho hàng để bố trí các khu vực hoạt động trong kho được thuận tiện trong quá trình làm việc.
- Thiết kế kho cần theo một quy trình khép kín và đảm bảo không có bước nào trong hoạt động quản lý gặp khó khăn. Bố cục kho chữ I hoặc chữ L sẽ phù hợp nếu cần bảo mật nhiều.
- Nên sắp xếp các mặt hàng bán chậm phía sau và đẩy các mặt hàng bán chạy lên trước.
- Nên lập sơ đồ kho hàng dự phòng để sử dụng trong những giai đoạn cao điểm hoặc số lượng hàng quá nhiều.
- Kiểm tra kỹ bản thiết kế mặt bằng kho trước khi đưa vào thực hiện.
Những lưu ý để vẽ sơ đồ kho hàng hợp lý
Một số mẫu sơ đồ kho hàng phổ biến
Nếu chưa có kinh nghiệm thiết kế kho hàng thì dưới đây là một số mẫu sơ đồ kho bạn có thể tham khảo:
Mẫu sơ đồ kho hàng đơn giản
Mẫu sơ đồ kho có quy mô lớn
Mẫu sơ đồ kho hàng chuyên nghiệp
Mẫu layout kho hàng đa năng
Như vậy, bài viết đã thông tin đến bạn cách thiết lập sơ đồ kho hợp lý và gợi ý một số mẫu thiết kế sơ đồ kho hàng phổ biến hiện nay. Hy vọng với những thông tin được chia sẻ ở trên, bạn đã nắm được những kinh nghiệm thiết kế, bố trí kho hàng tiện ích và tối ưu nhất.
