Công tác quản lý kho không hiệu quả khiến doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thiệt hại như: hư hỏng, thất thoát hàng hóa, xử lý đơn hàng chậm trễ, tốn nhiều chi phí,… Để giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả và tránh được những rủi ro kể trên, chúng tôi gợi ý đến bạn 5+ mẫu file quản lý kho bằng excel miễn phí và dễ sử dụng.

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho (hay quản lý tồn kho) là công việc quản lý và kiểm soát mọi hoạt động liên quan đến kho hàng. Quản lý kho bao gồm kiểm soát và chỉ đạo các hoạt động nhập, xuất kho, kiểm kê hàng hóa tồn kho, quản lý lưu kho, quản lý đơn đặt hàng và làm báo cáo kho hàng.

Để quản lý kho cần có một người quản kho chịu trách nhiệm tổ chức, điều phối nhân viên thực hiện công việc kiểm kê, trực kho hàng. Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần nắm khâu nhập hàng-xuất hàng, kiểm soát tồn kho và lập báo cáo. Thực hiện tốt việc quản lý kho sẽ đảm bảo hàng hóa trong kho luôn đạt yêu cầu về cả mặt số lượng lẫn chất lượng.

Quản lý kho là gì?

Nội dung cơ bản của file excel xuất nhập tồn kho

Quản lý xuất nhập tồn kho là một phần không thể thiếu trong quá trình vận hành kinh doanh. Dưới đây là các nội dung cơ bản cần có trong một file excel quản lý kho:

Danh sách sản phẩm:

• Tên sản phẩm: Ghi rõ tên sản phẩm
• Mã sản phẩm: Là mã định danh duy nhất của mỗi sản phẩm
• Đơn vị: Đơn vị đo lường sản phẩm, ví dụ: kg, lon, hộp,…
• Giá thành: Giá tiền của mỗi đơn vị sản phẩm

Quản lý nhập kho:

• Ngày nhập kho: Ngày mà lô sản phẩm được nhập vào kho
• Số lượng: Số lượng sản phẩm nhập kho trong lô hàng
• Người nhập: Thông tin về nhân viên thực hiện quá trình nhập kho

Nội dung cơ bản của file excel xuất nhập tồn kho

Quản lý xuất kho:

• Ngày xuất kho: Ngày sản phẩm được xuất khỏi kho
• Số lượng: Số lượng sản phẩm xuất kho
• Đối tác nhận hàng: Thông tin  về đối tác nhận hàng

Tồn kho hiện tại:

• Số lượng tồn kho: Số lượng sản phẩm còn lại trong kho của mã hàng sau mỗi giao dịch
• Giá trị tồn kho: Tổng giá trị của lượng hàng tồn kho dựa trên đơn giá của mỗi sản phẩm

Bảng tổng hợp:

• Tổng số lượng hàng hóa nhập/xuất: Số lượng chính xác tổng sản phẩm đã nhập và xuất
• Tổng giá trị hàng hóa nhập/xuất: Tổng giá trị hàng hóa đã nhập và xuất

5+ Mẫu file quản lý kho bằng excel miễn phí

Dưới đây là những mẫu file excel quản lý nhập xuất tồn download free mà chúng tôi muốn gợi ý đến bạn:

Mẫu file excel xuất nhập tồn kho cơ bản

Mẫu file nhập xuất tồn đơn giản nhưng đầy đủ, giúp bạn lưu lại những thông tin về nhập, xuất hoặc tồn kho hàng hóa một cách dễ dàng.

Tải file quản lý kho bằng excel miễn phí, cơ bản tại đây.

Mẫu file quản lý kho bằng excel miễn phí theo số serial

Download file excel nhập xuất tồn được thiết kế để theo dõi tình trạng hàng hóa theo số serial ngay tại đây.

Mẫu file giúp bạn nắm được những thông tin chi tiết về nguồn gốc và chất lượng của hàng hóa tồn.

Mẫu file quản lý kho bằng excel miễn phí tích hợp mã vạch

Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày dưới đây hỗ trợ tích hợp mã vạch giúp ghi nhận dữ liệu một cách chính xác, giảm tối đa sai sót khi nhập liệu thủ công.

Tải mẫu bảng nhập xuất tồn tích hợp mã vạch tại đây.

File mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel

Giúp bạn theo dõi giá trị hàng hóa tồn kho hiện tại dựa trên số lượng và giá trị của từng mặt hàng.

Tải mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho excel tại đây.

Mẫu file excel quản lý đa kho

File excel quản lý đa kho cho phép bạn quản lý xuất nhập tồn kho từ nhiều kho hoặc nhiều chi nhánh khác nhau.

Tải mẫu file quản lý kho bằng excel miễn phí hỗ trợ quản lý đa kho tại đây.

5+ Mẫu file quản lý kho bằng excel miễn phí

Ưu điểm, nhược điểm của việc file quản lý kho bằng excel

Tìm hiểu những ưu điểm và nhược điểm của các mẫu xuất nhập tồn kho bằng excel để ứng dụng mẫu excel quản lý kho một cách hiệu quả nhé!

Ưu điểm

• Dễ dàng sử dụng: File excel quản lý kho đơn giản và dễ sử dụng, không đòi hỏi người dùng có kiến thức chuyên sâu về công nghệ.
• Tiết kiệm: Các file excel quản lý nhập xuất tồn download free, không tốn phí. Doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều vào các hệ thống phức tạp, giúp tiết kiệm được một khoản chi phí.
• Linh hoạt: Mẫu file có thể dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu sử dụng cụ thể của doanh nghiệp.
• Tích hợp mã vạch: Hiện nay, các mẫu file xuất nhập tồn đã có hỗ trợ tích hợp mã vạch. Điều này giúp tăng độ chính xác khi nhập liệu và thống kê.
• Dễ theo dõi tình trạng tồn kho: File excel quản lý kho cung cấp được tổng quan về tình trạng xuất nhập tồn kho hàng thông qua bảng tính một cách rõ ràng, cụ thể đến từng con số.

Ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý kho excel

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, thì sử dụng file excel cũng có một số nhược điểm, cụ thể:

• Không có tính bảo mật: Excel không có tính năng bảo mật vì vậy độ bảo mật và an toàn đối với dữ liệu không được cao. Nếu có vấn đề phát sinh trong quá trình nhập dữ liệu (mất điện, sập nguồn,…) thì thông tin chưa được lưu có thể bị mất hoàn toàn. Ngoài ra, nếu không lưu trữ hoặc chia sẻ đúng cách thì file dữ liệu của bạn có thể bị truy cập trái phép.
• Dễ xảy ra lỗi nhầm lẫn khi nhập liệu thủ công: Dù tiện hơn việc ghi chép sổ sách nhưng bạn vẫn phải tự nhập dữ liệu thủ công, chính vì vậy khó tránh khỏi việc sai sót, nhầm lẫn.
• Khó khăn khi phải quản lý lượng lớn dữ liệu: Đối với những kho hàng có quy mô lớn, kho hàng công nghiệp, kho hàng quản lý nhiều hàng hóa, phức tạp,… thì sử dụng excel có thể bất tiện và tốn nhiều thời gian để quản lý.
• Không cập nhật dữ liệu liên tục với các bộ phận khác: Khi sử dụng excel để quản lý xuất nhập tồn kho, nhân viên kho phải cập nhật liên tục số liệu khi có sự thay đổi về số lượng hàng hóa hay những thông tin khác và gửi đi bộ phận khác. Nếu không cập nhật kịp thời thì sẽ có trường hợp bất đồng thông tin giữa bộ phận kho và bộ phận bán hàng.

Các hàm trong excel được sử dụng nhiều trong quản lý kho

Dưới đây là một số hàm công thức cơ bản trong excel để giúp bạn xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác nhất:

Qua nội dung bài viết trên, chúng tôi đã gợi ý đến cho bạn 5+ mẫu file quản lý kho bằng excel miễn phí. Hy vọng những chia sẻ của chúng tôi có thể giúp cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ có giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả và tiết kiệm chi phí.