Đối với những doanh nghiệp, người kinh doanh đang vận hành kho hàng thì thiết lập quy trình quản lý kho là tất yếu và cần thiết. Một kho hàng được vận hành theo cách quản lý kho hiệu quả thì sẽ hạn chế được tối đa những rủi ro có thể xảy ra. Tìm hiểu chi tiết về quy trình quản lý kho hàng ở bài viết dưới đây nhé!

Quy trình quản lý kho là gì?

Quy trình quản lý kho là toàn bộ trình tự và quy chuẩn việc quản lý mọi hoạt động hàng ngày tại kho hàng. Các hoạt động này bao gồm theo dõi, tiếp nhận, lưu trữ hàng hóa cũng như các hoạt động khác như quản lý nhân viên,…

Tùy thuộc vào quy mô và mô hình kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn quản lý kho theo một quy trình riêng và cần đảm bảo toàn thể doanh nghiệp phải tuân thủ. Doanh nghiệp có nghiệp vụ quản lý kho hàng tốt sẽ thúc đẩy quá trình kinh doanh diễn ra liên tục, giúp giảm các loại chi phí liên quan và tối đa hóa lợi nhuận.

Quy trình quản lý kho là gì?

Vai trò của quản lý kho hàng đối với doanh nghiệp

Một quy trình quản lý kho khoa học đem lại nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp, trong đó có 5 lợi ích chính như sau:

• Tránh thất thoát hàng hóa: Thất thoát hàng hóa có thể đến từ nhiều nguyên nhân như mất hàng trong kho, nhân viên gian lận hoặc tổn thất do bị trượt giá. Việc kiểm tra đối chiếu thường xuyên số lượng hàng hóa bán ra và số lượng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng kể trên.
• Tiết kiệm chi phí lưu kho: Chi phí lưu kho sẽ phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa được lưu trữ. Đối với những hàng hóa tồn kho lớn, kích thước cồng kềnh thì chi phí lưu kho càng cao. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần có quy trình quản lý hàng tồn kho, nắm được hàng hóa có tồn kho lớn hay những hàng hóa cần nhiều chi phí lưu kho để có biện pháp giải phóng, tiết kiệm được chi phí không cần thiết.
• Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, vật tư: Những vật tư tồn kho lâu ngày gặp tình trạng hết hạn, hỏng hóc, hao mòn thì buộc phải tiêu hủy vì không còn đáp ứng được nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, nếu quy trình quản lý kho vật tư được quán triệt chặt chẽ, có danh sách dự trù sát sao thì sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những lãng phí không đáng có.
• Hiệu quả vốn lưu động tăng: Vốn lưu động được hiểu là dòng tiền ngắn hạn được doanh nghiệp dùng để duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư. Nếu thiếu vốn lưu động, doanh nghiệp sẽ không có tiền để tiếp tục kinh doanh. Quản lý kho tốt sẽ giúp hàng hóa được lưu thông thuận lợi, và rút ngắn thời gian quay vòng vốn.
• Đem đến sự hài lòng cho khách hàng: Một báo cáo khảo sát trên 1000 khách hàng thực hiện mua sắm online cho biết 44% cảm thấy tốc độ giao hàng là quan trọng và có đến 77% người mua sẵn sàng trả tiền để được giao hàng nhanh. Có thể thấy rằng quản lý kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp tránh nguy cơ thiếu hàng và cung ứng hàng hóa nhanh chóng, kịp thời tới tay người tiêu dùng.

Vai trò của quản lý kho hàng đối với doanh nghiệp

Các bước quản lý kho cơ bản

Bước 1: Nhập kho

Nhập kho hàng hóa là bước đầu trong quy trình quản lý kho. Hàng hóa sau khi nhập cần được kiểm tra, đối chiếu với phiếu xuất hàng của bên cung cấp, sau đó sẽ lập phiếu nhập kho hàng hóa. Nhưng thông tin chi tiết về hàng hóa như: Nhà sản xuất, ngày sản xuất, ngày nhập hàng, kích thước, số lượng, tình trạng hàng hóa,… cần được lưu trữ trong sổ sách hoặc phần mềm quản lý kho.

Bước 2: Lưu kho

Để quá trình xuất, nhập hàng hóa khi vận hành kho diễn ra thuận lợi thì nhân viên kho cần sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học và hợp lý. Để làm được điều này thì cần phân loại hàng hóa trước khi xếp dỡ vào các kệ trong kho.

Hàng hóa cần được lưu kho khoa học để quá trình xuất, nhập hàng được thuận lợi

Bước 3: Nhận hàng để thực hiện đơn hàng

Ở bước này sẽ thu thập đủ sản phẩm để thực hiện các đơn hàng. Nếu bạn thực hiện quy trình nhập hàng vào kho và lưu kho hợp lý thì quá trình tìm kiếm, nhặt hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể nhặt hàng theo 2 cách dưới đây:

• Nhặt hàng theo cụm: Đây là phương pháp phù hợp với các đơn vị có nhiều đơn hàng một lúc. Nhân viên quản lý sẽ gộp nhiều đơn hàng lại, sau đó phân loại theo từng mã hàng và số lượng cụ thể để nhân viên kho nhặt theo. Hàng hóa sau khi được nhặt đủ sẽ tiến hành chia đơn.
• Nhặt hàng theo đơn: Phương pháp này sẽ phù hợp với các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ, ít đơn. Người quản lý sẽ in đơn hàng ra và nhiệm vụ của nhân viên là tìm đúng mã hàng và số lượng theo đơn.

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Hàng hóa sau khi đã được nhặt đúng theo đơn sẽ được thực hiện đóng gói để vận chuyển. Việc đóng gói hàng hóa nhằm 2 mục đích là:

• Đảm bảo hàng hóa được an toàn, hạn chế tối đa hư hại trong quá trình vận chuyển.
• Tối ưu kích thước để giảm thiểu chi phí giao hàng.

Khi hoàn thành đóng gói thì đơn hàng sẽ được giao cho đơn vị vận chuyển. Lúc này nhân viên kho sẽ ghi nhận thời điểm hàng hóa xuất kho và tiến hành trừ tồn.

Đóng gói và gửi hàng theo quy trình xuất kho

Bước 5: Hoàn hàng

Dù đây là bước mà không một đơn vị kinh doanh nào mong muốn nhưng vẫn phải xuất hiện trong quy trình quản lý kho. Khi thực hiện hoàn hàng, nhân viên kho cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Người trả cần thực hiện đúng chính sách trả hàng của đơn vị và nêu rõ nguyên nhân trả hàng.
• Hàng hóa bị hoàn về thì khi nhập lại vào kho cần phân loại theo mục đích sử dụng sau đó, cụ thể như: tái chế, sửa chữa, trả lại nhà sản xuất, tiêu hủy,…

Bước 6: Kiểm hàng

Kiểm hàng là công việc cần thực hiện thường xuyên để tránh hàng hóa bị thiếu hụt, mất mát. Nếu kho hàng được sắp xếp gọn gàng thì việc kiểm kê hàng hóa sẽ đơn giản hơn bao giờ hết.

Hiện nay có nhiều chương trình quản lý kho có thể giúp bạn trong quá trình này. Với công nghệ tiên tiến, bạn chỉ cần một chiếc máy quét mã vạch để tiến hành kiểm đếm số lượng.

Bước 7: Thống kê, báo cáo

Bước cuối cùng là thống kê và báo cáo. Bước này nhằm mục đích để người quản lý cấp cao có được cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý và tình trạng kho hàng.

Nguyên tắc để quy trình quản lý kho hiệu quả hơn

Để xây dựng tài liệu quy trình quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp thì 5 nguyên tắc dưới đây sẽ là kim chỉ nam cho các chủ doanh nghiệp để vận hành tối ưu kho hàng:

• Kiểm soát toàn diện: Quản lý kho có liên quan mật thiết đến việc điều phối các quy trình gắn với nhiều bộ phận bao gồm: Con người, thiết bị, đơn hàng, số lượng hàng tồn,… Đòi hỏi người quản lý phải theo dõi chặt chẽ từng quy trình, đảm bảo nắm bắt và giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh và có biện pháp xử lý chính xác từng đơn hàng.
• Theo dõi KPI: Cần thiết lập hệ thống đo lường hiệu suất và theo dõi các chỉ số KPI quản lý kho hàng chặt chẽ.
• Quy trình quản lý linh hoạt: Khi kho hàng thường xuyên gặp các trường hợp như hàng hóa bị hư hỏng, chuỗi cung ứng bị chậm trễ,… Thì nhà quản lý cần thay đổi quy trình quản lý kho một cách linh hoạt bằng cách điều chỉnh lại cách bố trí hàng hóa cũng như quy trình quản lý kho thành phẩm, nhập kho, xử lý đơn hàng và xuất kho.
• Lấy khách hàng làm trung tâm: Đặt cảm nhận và sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu. Đảm bảo giao hàng đúng hạn, sản phẩm đúng và chất lượng để tạo uy tín và sự hài lòng với khách hàng.
• Quyết định dựa trên dữ liệu: Ngay cả khi toàn bộ quy trình vận hành kho diễn ra trơn tru thì cũng không có nghĩa là kho hàng đang hoạt động hiệu quả. Dựa vào những dữ liệu trên phần mềm quản lý kho sẽ giúp bạn biết được chính xác hiệu suất hoạt động và những điểm nào cần cải thiện.

Nguyên tắc để quy trình quản lý kho hiệu quả hơn

Bài viết đã chia sẻ đến bạn những thông tin liên quan đến quy trình quản lý kho cũng như các nguyên tắc để quản lý kho hàng hiệu quả. Hy vọng qua bài viết này, các doanh nghiệp đang vận hàng kho hàng đã có cho mình được những kiến thức bổ ích để quản lý kho hiệu quả và đem lại hiệu suất tốt nhất.